È l’ora del feed-back! La tecnica giusta per darlo

Hai notato che nel tuo team c’è tanto “non detto” che genera malcontento e vortici di pettegolezzi?

Allora è arrivata l’ora di guardarsi e parlarsi. È arrivato il momento del feed-back.

Il feed-back è tra i più importanti fenomeni della vita sociale e lavorativa in qualsiasi gruppo. La parola “feed-back” significa descrivere un comportamento quanto più concretamente possibile e quali effetti, sensazioni o emozioni abbia determinato questo comportamento nell’animo o nelle dinamiche di chi lo dà.

Per essere efficace e produttivo il feed-back deve rispettare una forma, avere l’intenzione di far crescere, far evolvere e gratificare la persona che lo riceve, anche quando ciò che viene detto non è propriamente positivo.

Il feed-back, se dato nel modo giusto, ha un potere straordinario. Ascoltare le opinioni di coloro che lavorano con te ogni giorno, rappresenta una grande opportunità di guardare al proprio operato con distanza e attraverso gli occhi degli altri.

La tecnica più usata e trasmessa dagli executive coach per allenare i manager a dare feedback e i membri stessi del team a farlo tra di loro è la tecnica del sandwich: positivo-negativo-positivo (prima viene comunicato cosa ha funzionato, poi cosa non ha funzionato e successivamente viene dato un suggerimento su cosa fare la prossima volta).

Ti propongo pertanto questa importante attività da svolgere in team per offrire ai partecipanti la possibilità di sentire in che modo il proprio comportamento abbia effetto sugli altri.

Riunisci i componenti del tuo team e spiega loro l’esercizio. Coinvolgili dicendo loro:

“Vorrei proporvi un’attività basata sul feed-back,
ossia rimandare l’effetto che un comportamento ha sugli altri.”

L’esercizio consiste nel porre al centro della stanza due sedie e, a turno, chi vuole ascoltare feed-back da parte dei colleghi si siede su una sedia e gli altri membri del team ad uno alla volta, si siederanno di fronte alla persona al centro e daranno un feed-back partendo da cosa funziona (o ha funzionato relativamente ad un progetto) del suo comportamento, cosa non funziona e andrebbe migliorato e un suggerimento.

Attenzione: il feed-back va dato sul comportamento, sul fare e mai sull’essere. Per intenderci, non bisogna mai rimandare cose come “sei antipatico”, “sei incapace” ecc. ma bisogna restare sul comportamento.

Chi è seduto per ricevere il feed-back non può più parlare o intervenire, in questo modo si allenerà a non reagire d’impulso alla critica e ad assimilare ciò che gli è stato detto.

Chi si siede di fronte, pronto a dare il feed-back, si impegnerà a rispettare lo schema a sandwich e a fornire un dato positivo, uno negativo e un suggerimento.

Quando tutti quelli che lo volevano si sono espressi e nessun altro si aggiunge al feed-back, colui che era seduto ad ascoltare affermerà:

“Vi ringrazio per il vostro feed-back,
lo prenderò in considerazione e farò le mie valutazioni”.

È fondamentale che la persona che abbia ascoltato tutti i feed-back ricevuti, sia fedele a tale affermazione poiché in questa attività non si tratta di sviluppare una modalità di adattamento ai desideri degli altri, bensì si tratta di raccogliere informazioni, parlarsi apertamente e decidere poi cosa fare del feed-back.

Man mano si andrà avanti fino a che tutti, ruotando, avranno ascoltato i feed-back sedendosi sulla sedia al centro della stanza.

Attenzione: durante l’intero esercizio ricorda che è fondamentale utilizzare la parola feed-back e non parole come “critica”, “lode”, “rimprovero”, “apprezzamento”.

Una volta terminata l’attività poni ai membri del tuo team le seguenti domande:

“Come vi sentite ora che avete ascoltato i feed-back
da parte dei vostri colleghi?”

“Di quali feed-back farete tesoro e quali ignorerete?”

“In futuro a chi chiederete più spesso feed-back?

A cura di Giovanni Amoroso ispirato a K. W. Vopel

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